Vanliga frågor
Lämna anbud
Var lämnar jag in anbud?
Svar: Fysiska anbud skickas i regel till Inköp Gävleborg, 826 80 Söderhamn. Kom ihåg att skriva ärendenummer utanpå kuvertet. Kontoret i Söderhamn är öppet mån-fre kl.8-12 och 13-16.30. Observera att vi har sommartid 1/6-31/8 då vi stänger kl.16.00.
Kan jag lämna anbud elektroniskt?
Svar: Ja.
Behöver jag ett konto hos Chambersign när jag ska lämna anbud elektroniskt?
Svar: Nej, du behöver inget konto hos Chambersign. Inköp Gävleborg använder inte den lösningen längre.
Hur lämnar jag anbud?
Svar: Läs om anbudslämning här 
Hitta avtal
Hur och var hittar jag som beställare aktuella avtal?
Svar: Du får automatiskt tillgång till Inköp Gävleborgs avtalswebb om du använder en dator som finns i din kommuns/bolags datanät om kommunen/bolaget är anslutet till Inköp Gävleborg. Läs mer här
Observera att företagare inte har tillgång till gällande avtal elektroniskt.
Hur gör jag när det inte finns något avtal för den vara/tjänst jag behöver köpa?
Svar: Kontakta kundtjänst, telefon 010-471 30 01.
När kan jag göra en direktupphandling?
Svar: Läs om direktupphandling här.
Inloggning/registrering i KommersAnnons
Hur loggar jag in i KommersAnnons?
Svar: För att logga in så måste du först registrera ett konto, klicka här och sedan på knappen Skapa nytt konto.
Hur registrerar jag mig i Kommers Annons?
Svar:
- Klicka här så kommer du till förstasidan i KommersAnnons.
- På första sidan i KommersAnnons visas Inköp Gävleborgs alla pågående upphandlingar. Klicka på aktuell upphandling - en kort annonsinformation visas
- För att få åtkomst till förfrågningsunderlagen och eventuella övriga uppgifter som frågor och svar, kompletteringar m.m. välj fliken Bilagor
- Om du går in på sidan för första gången så måste du Registrera nytt konto. Denna registrering behöver du endast göra en gång med e-postadress, eget påhittat lösenord och företagsuppgifter. När du registrerat nytt konto så klickar du på Registrera som intressent. Är rätt e-postadress registrerad kommer ett e-postmeddelande med länk till vald upphandling.
Om jag är registrerad, varför kan jag inte logga in i Kommers Annons? Hur gör jag?
Svar: Kontrollera att du har skrivit rätt lösenord och e-postadress. Om det fortfarande inte fungerar så beställer du ett nytt lösenord här.
Jag har glömt mitt lösenord till Kommers Annons. Kan jag få ett nytt?
Svar: Beställ ett nytt lösenord genom att klicka här. Nästa gång behöver du bara ange din e-postadress och ditt lösenord. Spara dessa uppgifter för framtiden.
Jag försöker få ett nytt lösenord via e-post men det fungerar inte. Vad beror det på?
Svar: Kontrollera först att du skrivit rätt e-postadress. Om den är rätt så kan problemet bero på att ditt företag har ett spamfilter eller liknande som hindrar e-posten från att komma fram. Kontakta i så fall IT-ansvarig på ditt företag.
Jag har bytt e-postadress och kan inte logga in i Kommers. Vad ska jag göra?
Svar: Om du byter e-postadress så måste du göra en ny registrering.
Jag vill inte ha e-postmeddelande när nya upphandlingar annonseras. Hur gör jag?
Svar: Logga in på Kommers Annons och ändrar dina inställningar under Användaruppgifter.
Övriga frågor
Jag har en produkt som jag vill sälja. Hur gör jag?
Svar: Bevaka i första hand utannonserade upphandlingar på KommersAnnons Det finns bevakningstjänster för hela landet, t.ex. Allego och Opic (avgiftsbelagda).
Vilka kommuner ingår i Inköp Gävleborg?
Svar: Nordanstig, Ovanåker, Hudiksvall, Ljusdal, Bollnäs, Söderhamn, Gävle, Hofors, Ockelbo och Älvkarleby.
När ska begäran om optionsår skickas ut?
Svar: Det varierar och regleras i respektive avtal.
Har Inköp Gävleborg någon upphandlingspolicy?
Svar: Klicka här så kommer du till Inköp Gävleborgs upphandlingsstrategi (Wordfil).
Måste jag använda ramavtalen?
Svar: Ja, de avtal som finns ska användas. Om du inte använder ramavtalen utan gör dina inköp hos andra leverantörer så kan de leverantörer som det finns avtal med driva en juridisk process på grund av kontraktsbrott och begära skadestånd.
Vilka beloppsgränser gäller vid direktupphandling?
Svar: Gränsen för direktupphandling är 15 procent av tröskelvärdet, dvs. 284 600 kr under 2012.
Hur lång tid tar en upphandling?
Svar: Det beror på affärens omfattning och storlek, men i snitt tar det runt sex månader från begäran om upphandling till avtalsskrivning. Det tar till exempel längre tid att upphandla ett IT-system än vad det gör att upphandla grus.
Var kan jag lämna synpunkter på avtalen?
Svar: Skicka e-post till kundtjänst.
Var vänder jag mig med reklamationer?
Svar: Kontakta leverantören direkt och skicka en kopia till kundtjänst på Inköp Gävleborg.
Får jag handla på IKEA?
Svar: Rabattavtal finns på IKEA Valbo och IKEA Sundsvall. Avtalet omfattar inte kontorsmöbler/ möbler och köksutrustning och gäller kommunerna Gävle, Hofors, Ockelbo, Älvkarleby, Bollnäs, Hudiksvall, Ljusdal, Nordanstig, Ovanåker och Söderhamn med förvaltningar, kommunalförbund och bolag samt Landstinget Gävleborg.
Handlar du på plats, måste du ha rekvisition och kundnummer plus id-handling. Fråga din närmaste chef eller ekonomiavdelningen i din organisation om vilket kundnummer du ska använda.
Är du ny kund kan du ansöka om kundnummer i kundtjänst eller via e-post business.gavle@memo.ikea.com eller fax 026 -13 16 29.
Viktig information när du handlar på IKEA. Länk till: Lathund IKEA.pdf
Vi trycker ganska mycket olika saker, finns det något avtal på tryckeritjänster?
Svar: Avtalet för tryckeritjänster ser annorlunda ut än tidigare eftersom lagstiftningen har förändrats. När ett ramavtal träffats med flera leverantörer finns två möjliga tillvägagångssätt:
- Att beställaren gör prisförfrågningar enligt en förutbestämd rangordning av leverantörerna
- Att en andra konkurrensutsättning tillämpas.
I det avtal som Inköp Gävleborg träffat för sina medlemskommuner och kommunala bolag ska en andra konkurrensutsättning tillämpas. Det innebär att kunden ska begära in offerter endast från de leverantörer som har avtal på just den tryckeritjänst som ska köpas in. Vilka tjänster respektive tryckeri har avtal på ser du här:
- Hela sortimentet av tryckeritjänster (T.ex. visitkort, korrespondenskort, brevpapper, årsredovisning, broschyr, blad, mapp, konteringsblock och övriga trycksaker förutom kuvert): Arkitektkopia / IT-center i Gävle AB, Gävle Offset AB, Sandvikens Tryckeri AB, S-Tryck AB
- Brevpapper: Trycktrean AB
- Årsredovisning, folder och övriga tryckeritjänster som prepress: Arne Backman Information AB
- Hela kuvertsortimentet: Kontorsvaruhuset i Norrland AB
Kan ni förtydliga hur jag ska använda möbelavtalet?
Svar: Avtalen omfattar följande kommuner: Bollnäs, Hudiksvall, Gävle, Ljusdal, Nordanstig, Ockelbo, Ovanåker, Söderhamn och Älvkarleby. Hofors kommun omfattas av alla avtal utom ”Möbler för offentlig miljö samt gardiner”.
Följande leverantörer har avtal:
Ramavtalet för möbler ger en generell rabatt vid köp under fem basbelopp (284 600 kr 2012) och leveransadress.
Om du ska göra ett inköp som beräknas bli högre, så ska en andra konkurrensutsättning göras. Se exempel 1 nedan.
Observera! En andra konkurrensutsättning är inte detsamma som en direktupphandling. En direktupphandling kan bara göras när det saknas ett ramavtal.
Här listas några exempel på hur möbelavtalet ska användas.
Exempel 1: Kommunens ekonomiavdelning ska flytta till nya lokaler. Kalle har fått i uppdrag att köpa in kontorsmöbler till 15 arbetsplatser. Kostnaden beräknas överstiga 287 000 kronor som är gränsen för att göra en andra konkurrensutsättning, så Kalle frågar alla tre leverantörerna som tecknat ramavtal på kontorsmöbler om pris.
Exempel 2: Marianne jobbar på skolförvaltningen och ska köpa in nya möbler till lunchrummet. Hon kontaktar endast en av de tre leverantörer som har avtal på möbler för offentlig miljö samt gardiner. Hon ska inte kontakta alla tre leverantörerna eftersom inköpet kommer att understiga 284 600 kr.
Exempel 3: Anette ska köpa in fyra kontorsstolar till ett arbetsrum på tekniska kontoret. Det sammanlagda priset ligger långt under 284 600 kronor så Anette kontaktar bara en av ramavtalsleverantörerna på arbetsstolar för att få ett pris och gör därefter beställningen.
Vi behöver boka hotell. Har vi något avtal på det?
Svar: Lista på alla avtalade hotell i Sverige, gäller för hela Gävleborg.
Länk till: Samtliga_hotellavtal.xls
Avtalet gäller året ut med möjlighet till förlängning. Avtalen kan sökas i Avtalswebben, ärendenummer 2399. Priserna gäller för 2011. Kom ihåg att uppge "Sundsvallsavtalen" när du bokar.
Hotellbokning kan också göras via din avtalade resebyrå.
Hur köper jag AV-produkter?
Svar: Avtalet som gäller Inköp Gävleborgs medlemskommuner och bolag har tecknats av SKL Kommentus och gäller till och med 2012-06-30. Avtalet är uppdelat på flera områden:
1) Paketlösningar och produkter avseende videokonferens. Fem rangordnade leverantörer, som nummer ett står Atea Sverige AB.
Omfattar i huvudsak paketlösningar och produkter avseende videokonferens baserade på standarderna H.323 och SIP. I området ingår klientutrustningar och infrastrukturprodukter. Produkterna nyttjas för både administrativa videokonferens- och distansmöten och för kliniska telemedicintillämpningar.
2) Paketlösningar avseende konferensprodukter. Fem rangordnade leverantörer, som nummer ett står Atea Audiovisuell Kommunikation AB.
Omfattar köp av kompletta konferenspaket, dvs. lösningar där både produkter och tjänster som leverans, kundtjänst, garanti, rådgivning, utbildning, installation och service inkluderas. Köp av enstaka konferensprodukter innefattas inte - då ska du i första hand använda avtalet för enkla AV-produkter (område 4 nedan).
3) Video- och distansmötestjänster. Tre rangordnade leverantörer. STV Svenska Tele & Video Konsult Aktiebolag är rangordnade som nummer ett.
Omfattar videoinfrastruktur och distansmöten som tjänst, dvs. drift, förvaltning, användarstöd, utrustning och övervakning, mot en fast eller rörlig kostnad. Området innefattar i huvudsak tjänster baserade på standarderna H.323 och SIP.
4) Enkla AV-produkter*. Endast en leverantör, DAV Partner AB.
Omfattar TV- och radioapparater, ljud- eller videobandspelare, storbildsprojektorer, film- och videoutrustning, videokameror.
* Med enkla AV-produkter avses varor som kan köpas hos de större butikskedjor som säljer AV-produkter.
5) Professionella AV-produkter. Endast en leverantör, AV Syd AB.
Omfattar TV- och radioapparater, ljud- eller videobandspelare, storbildsprojektorer, film- och videoutrustning, videokameror, digitala whiteboards.