Livsmedelsupphandlingen 2013 resulterade i stora besparingar åt kommunerna då det vid tidpunkten för att lämna anbud var ovanligt låga priser på just livsmedel.

Tack vare dialog med leverantörerna ser nu avtalet ut att kunna spara ytterligare cirka 14 miljoner under kommande år åt Inköp Gävleborgs medlemskommuner.

– Det var en av de nuvarande leverantörerna som uppmärksammade oss på hur mycket högre priserna vid anbudsläggning är idag jämfört med 2014 då avtalen tecknades. Genom att nyttja möjligheten att förlänga avtalen i ett år kan vi behålla samma prisnivå som då vi tecknade avtalen, förklarar Maria Larsson, upphandlare på Inköp Gävleborg.

Dagens priser på livsmedel hade haft en stor inverkan på de kommunala budgetarna om en ny upphandling hade genomförts i nuläget. Förlängningen gynnar dock inte bara kommunerna utan även leverantörerna som får möjlighet att leverera i ytterligare ett år.

Vikten av att föra dialog med leverantörerna är något som diskuteras mycket inom upphandlingsvärlden och man talar då ofta om dialogen innan och under upphandlingens gång.

– Det här är ett lysande exempel på hur viktigt det är att också föra en kontinuerlig uppföljningsdialog med leverantörerna under avtalstiden, säger Maria Larsson.

Att upphandling är någonting krångligt och svårt är en vanligt förekommande åsikt hos företagare liksom att offentliga affärer är något av en annan värld. Veronica Fjäll, HNA (Hudiksvalls Näringslivs AB), stöter ofta på liknande föreställningar i mötet med olika företag.

– Jag upplever att många är rädda för att ställa frågor om upphandling. Jag får ofta höra kommentarer som ”det är ingenting för mig” eller ”mitt företag är för litet”, i mina samtal med företagare, säger Veronica.

Två av leverantörerna som varit i kontakt med Veronica är Niclas Svedberg, Täppa Trä, och Lisa Andersson, Univektor, som båda haft funderingar kring just kommunernas inköp. Niclas som tillverkar och utvecklar träprodukter för förskolemiljöer vill gärna sälja sina produkter till kommunens förskolor men stöter på hinder i och med att de redan har avtal med andra leverantörer. Även för Lisa Andersson, som föreläser och ger handledning inom dialog och tydlig kommunikation, väcker de offentliga affärerna många frågetecken.

– Som ensamföretagare har frågan om offentlig upphandling varit ett ämne höljt i dunkel för mig och jag har alltid uppfattat det som att upphandling bara varit tillgängligt för mycket större företag, säger Lisa Andersson.

Veronica Fjäll tog i och med Niclas och Lisas frågor initiativ till ett möte med Inköp Gävleborg. Under mötet förklarades dels grunderna inom upphandling men framförallt fick både Niclas och Lisa möjlighet att uttrycka sin uppfattning och ställa frågorna de funderat över.

– Mötet redde ut många frågetecken och jag förstår bättre hur det fungerar nu och hur man ska gå till väga om man vill ha ett avtal. Bland annat fick jag veta att man i vissa upphandlingar kan lämna anbud inom olika delområden. Det underlättar för oss företagare som har ett lite mindre sortiment, säger Niclas Svedberg, Täppa Trä.

Möten som detta har dock lika stor betydelse för Inköp Gävleborg som för företagarna.

– Dialogen med företag och leverantörer är mycket viktig för oss. De sitter inne med stor kunskap om produkter och tjänster inom sina branscher, kunskap som skapar förutsättningar för goda affärer både för leverantörer och beställare, säger Michael Kazmierczak, Inköp Gävleborg.

Mötet, som upplevdes som mycket positivt av alla parter, resulterar nu i att HNA tillsammans med Inköp Gävleborg framöver kommer att anordna flera informationsträffar för företagare där fokus kommer att vara just dialog men även information för att öka kunskapen om kommunernas inköp och den offentliga affären.

– Jag tyckte att det här mötet var ett fantastiskt tillfälle för dialog och kunskapsutbyte och jag ser fram emot de utbildningstillfällen som HNA och Inköp Gävleborg erbjuder lite senare i vår, avslutar Lisa Andersson, Univektor.

Hållbarhet och sociala krav är ett aktuellt ämne och något som diskuteras mycket inom upphandlingsvärlden just nu. Nya LOU som förväntas träda i kraft under 2017 ska ge större möjligheter att ställa just dessa krav och nu vill Annie Persson bidra till utvecklingen inom området.

Annie läser sin sista termin på Inköp och Supply Management, NBI, och genomför under våren sin andra praktikperiod hos Inköp Gävleborg där hon ska skriva sitt examensarbete som kommer att rikta in sig just på sociala krav i upphandlingar.

– Sociala krav ställs bland annat för att se till att leverantörerna har bra arbetsförhållanden för sina anställda men också för att människor som står utanför samhället ska få möjlighet att ta sig in i arbetslivet. Genom att ställa sociala krav kan upphandlare bidra till ett bättre samhälle inom områden som exempelvis sysselsättning och integration, säger Annie.

Trots att ämnet är aktuellt finns få formuleringar framtagna för att ställa sociala krav. Ofta ställs redan idag den typen av krav på en grundläggande nivå i olika upphandlingar, något som Annie vill påverka.

– I mitt examensarbete vill jag hitta möjliga vägar att samla och ta fram mer avancerade kravformuleringar för just sociala krav, som förhoppningsvis går att sammanställa till ett slags kriteriebibliotek som upphandlare sedan ska kunna nyttja i sina upphandlingar för att nå högre nytta och effekt. Ämnet känns både roligt och intressant plus att det ger mig en möjlighet att göra verklig nytta och att vi som upphandlare kan göra något bra av det vi har möjlighet till, säger Annie.

Nu tas nya steg mot en giftfri miljö i kommunernas förskolor genom upphandlingen av lek-och skolförbrukningsmaterial. Upphandlingen, som genomförs av Inköp Gävleborg, omfattar allt ifrån leksaker, cyklar, barnvagnar och pysselmaterial till skrivhäften och provskrivningsblad och de nya avtalen börjar gälla 1 april.

Samtliga Inköp Gävleborgs medlemskommuner ingår i avtalet och har gemensamt beslutat att ställa högre krav på en del av de produkter som ingår i leverantörernas sortiment. Kraven handlar främst om att produkterna inte får innehålla ämnen som man idag vet kan ha en skadlig inverkan på barn som i flera avseenden är mer känsliga än vuxna för exponering av dessa ämnen.

Sammanlagt har fem leverantörer fått avtal och ett av dem är det lokala företaget GoodforKids, som har sitt säte i Söderhamn. Jenny Törnquist, ägare av GoodforKids, ser förutom själva affären också andra fördelar med att ha vunnit avtalet med kommunerna.
– Det känns bra att få en möjlighet att bidra till en trygg och bra miljö för barnen i kommunernas förskolor. En del av arbetet under avtalstiden handlar om att öka kunskapen om vad en giftfri miljö faktiskt innebär och hur man på olika sätt kan uppnå den, säger Jenny Törnquist.

Företaget, som funnits sedan 2011, startades då Jenny upptäckte hur svårt det var att hitta produkter som var giftfria då hon själv fick barn.
– Många produkter utges för att uppfylla höga såväl ekologiska- som giftfria krav, men vid närmare undersökning stämmer det inte alla gånger. Därför är vi väldigt noga med vilka produkter vi tar in i vårt sortiment, säger Jenny Törnquist.

För GoodforKids är det här andra gången de vinner en upphandling och de har sedan tidigare också avtal med Växsjö kommun. Deras tips till andra företagare som funderar på att vara med och lämna anbud i upphandlingar är att inte vara rädd för att ställa frågor.
– Om man är osäker eller funderar över något i upphandlingen är det bara att fråga och gärna i god tid innan anbudstiden håller på att ta slut. Får du ett nej, fråga varför så lär du dig något till nästa gång, säger Sofia Lindström, GoodforKids.

Förutom GoodforKids har kommunerna också avtal med Lekolar AB, Aba skol, Tressport och Lek AB och Staples.

– HÖGT ANVÄNDARFOKUS I UPPHANDLING AV JÄRNHANDELSVAROR

Två nya aktörer gör premiär inom offentliga affärer i och med upphandlingen Hämtköp av järnhandelsvaror, nämligen Clas Ohlsson och Biltema. Sammanlagt är det sju leverantörer som fått avtal i upphandlingen som träder i kraft den 15 mars och omfattar Gävle kommun, Hofors kommun och Gästrike Räddningstjänst..

Beställarnas behov har varit i fokus och är av skiftande karaktär då verksamheterna som handlar på avtalet är många. Vissa verksamheter kräver professionella högkvalitativa produkter medan andra har en produktanvändning av lägre grad. För att få så många leverantörer som möjligt att delta har en del av arbetet gått ut på att föra dialog med aktörer som vanligtvis inte brukar vara med och lämna anbud i kommunernas upphandlingar. Clas Ohlson och Biltema är två av dessa och Fredrik Bäckström, upphandlare på Inköp Gävleborg, är nöjd med resultatet.

-På det här viset blir det bra för alla parter. Beställarna får möjlighet att handla från ett bredare sortiment som passar fler verksamheter och alla leverantörer konkurrerar om affärerna på lika villkor, säger Fredrik Bäckström.

När avtalen börjar gälla och det är dags för beställarna att göra sina inköp handlar man hos den leverantör som bäst svarar upp mot verksamhetens behov vid det specifika inköpstillfället. Det är då faktorer som produktens egenskaper, användningsgrad, användningsområde, pris och användarvänlighet som tas i beaktning.

Fakta om avtalet: Samtliga leverantörer som har fått avtal är Ahlsell Sverige AB, Swedol AB, AB Karl Hedin Bygghandel, XL Bygg i Gästrikland AB, Clas Ohlson AB, TOOLS Sverige AB samt Biltema Gävle. Avtalet är giltigt i två år med möjlighet till maximalt två års förlängning.